Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha fornito chiarimenti sulla possibilità di istituire registri dei volontari presso le sedi secondarie degli ETS
Obbligo di vidimazione
Il Ministero sottolinea che, sebbene il registro dei volontari mantenga un carattere unitario, è consentita l’istituzione di “sezioni separate” per ciascuna sede operativa. Tuttavia, ogni registro, sia esso centrale o periferico, deve essere vidimato da un pubblico ufficiale abilitato, come un notaio o un segretario comunale. Questo processo garantisce la certezza e l’inalterabilità delle informazioni contenute nel registro.
Informazioni da registrare
Per ciascun volontario, il registro deve includere:
- Codice fiscale o, in alternativa, generalità complete, luogo e data di nascita;
- Residenza o domicilio, se diverso dalla residenza;
- Data di inizio e cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione.
Questi dati sono fondamentali per garantire una corretta gestione amministrativa e assicurativa dei volontari.
Condizioni per la tenuta di registri nelle sedi secondarie
Per istituire registri dei volontari presso le sedi secondarie, gli ETS devono:
- Delibera dell’Organo di Amministrazione: L’organo direttivo deve approvare formalmente l’istituzione di un registro presso la sede secondaria.
- Evitare Duplicazioni: Devono essere adottate procedure che prevengano la duplicazione delle registrazioni dei volontari, assicurando un conteggio accurato del numero totale di volontari dell’ente.
- Nomina di un Responsabile: È necessario designare una persona responsabile della gestione e conservazione del registro presso la sede secondaria, garantendo che sia mantenuto secondo le normative vigenti.
- Informare la Compagnia Assicurativa: L’ente deve comunicare alla propria compagnia assicurativa l’istituzione di registri presso le sedi secondarie, assicurando che tutti i volontari siano adeguatamente coperti.
Sistemi elettronici e telematici
In alternativa alla tenuta cartacea, gli ETS possono optare per sistemi elettronici o telematici per la gestione del registro dei volontari. Questi sistemi devono garantire l’inalterabilità delle scritture e la tracciabilità delle date di inserimento dei dati. In tal caso, gli obblighi di numerazione progressiva e vidimazione possono essere assolti mediante l’apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale del rappresentante legale o di un delegato.
Per approfondire ulteriormente, è possibile consultare la nota ministeriale n. 809 del 20 gennaio 2025 disponibile sul sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Per approfondimento: Cantiere Terzo Settore