Cosa sono la Posta Elettronica Certificata, la Firma Digitale e lo SPID?

Sono un’associazione, devo fare la Posta Elettronica Certificata, come devo fare?”. “Per entrare nel RUNTS, mi chiedono lo Spid. Che cos’è?”. “Come si fa la Firma Digitale?”.

Queste sono solo alcune delle tipiche domande provenienti dal mondo del Terzo Settore, da associazioni spesso spaventate dall’inarrestabile rivoluzione digitale a cui sono chiamate per rimanere al passo con gli strumenti e le procedure imposte dalla Riforma. Ma la PEC, lo SPID e la Firma Digitale sembrano difficili da ottenere, ma in realtà non è così.

È inevitabile e comprensibile il disorientamento, ma, alla fine, si tratta di strumenti che già da qualche tempo sono diventati largamente utilizzati e, in futuro, saranno all’ordine del giorno anche per tanti altri compiti. Prima di capire come procedere, è necessario fare un po’ di chiarezza.

Ma perché devo fare tutto questo?

I rappresentanti legali che intendono iscrivere l’ente al RUNTS devono infatti dotarsi di SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) per accedere alla piattaforma telematica, di un indirizzo PEC dedicato esclusivamente alla propria organizzazione per curare le comunicazioni con il portale statale e di una firma digitale che utilizzi il formato CAdES. Per maggiori informazioni clicca qui.

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La PEC (Posta Elettronica Certificata)

È l’evoluzione digitale della tradizionale raccomandata.

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica nel quale al mittente viene fornita documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l’invio e la consegna di documenti informatici. La PEC non identifica né il mittente né il destinatario ma certifica soltanto il canale di comunicazione tra gli stessi.

La PEC è nata con l’obiettivo di trasferire su mezzi di comunicazione digitale il concetto di Raccomandata con Ricevuta di Ritorno. Come mezzo di trasporto si è scelto di utilizzare l’email, perché garantisce, oltre alla facilità di utilizzo e alla larga diffusione, una velocità di consegna non paragonabile alla posta tradizionale. Attraverso la PEC, chi invia una email ha la certezza della avvenuta (o mancata) consegna del proprio messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Per certificare l’avvenuta consegna vengono utilizzate delle ricevute che costituiscono prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Le operazioni sono inoltre siglate con riferimenti temporali che “timbrano” in modo inequivocabile gli istanti di invio e ricezione.

Il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID)

La vostra identità digitale per dialogare con la Pubblica Amministrazione

Il Sistema Pubblico di Identità Digitale, detto SPID, è il sistema unico di accesso con identità digitale ai servizi online della pubblica amministrazione italiana e dei privati aderenti. È stato introdotto per ovviare al fatto che il moltiplicarsi di servizi online costringeva i cittadini ad avere un numero sempre crescente di credenziali di accesso. Con questo sistema, offerto solo da alcuni fornitori riconosciuti dallo Stato attraverso l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID), i cittadini e le imprese possono accedere a tali servizi con un’identità digitale unica che ne permette l’accesso e la fruizione da qualsiasi dispositivo (pc, smartphone o tablet).

Lo SPID soddisfa la necessità di poter disporre di un unico set di credenziali in grado di garantire l’accesso a qualsiasi servizio web. Un sistema semplice per l’utente finale, normalizzato a livello nazionale, non esclusivo ma inclusivo, integrabile al sistema europeo.

L’identità SPID si ottiene facendone richiesta a uno dei gestori di identità digitale (identity provider), che è possibile scegliere liberamente fra quelli autorizzati dall’Agenzia per l’Italia digitale (AgID).

L’autenticazione con SPID si declina in tre livelli di sicurezza delle credenziali, a seconda della tipologia di servizio.

La Firma Digitale

Rende più dinamica, veloce ed ecosostenibile la gestione di pratiche e documentazioni

La firma digitale è un metodo digitale per dimostrare l’autenticità di un messaggio o di un documento digitale inviato tra mittente e destinatario attraverso un canale di comunicazione non sicuro, garantendo l’autenticità, il non ripudio e l’integrità del documento stesso. Il destinatario ha la certezza che il messaggio non sia alterabile e che il mittente è chi dice di essere. Inoltre, il messaggio firmato digitalmente non può essere successivamente alterato. Le firme digitali si basano su schemi o protocolli crittografici comunemente usati nella distribuzione di software, nelle transazioni finanziarie e in altri casi in cui si debba rilevare la falsificazione o l’alterazione del messaggio.

Qualsiasi documento elettronico può essere sottoscritto digitalmente, come ad esempio fatture, documenti di bilancio, comunicazioni alle PA, visure camerali, contratti, ordini di acquisto e molti altri, nei formati pdf, word, excel, xml.

L’estensione del file firmato digitalmente è:

  • .p7m per le firme in formato CAdES;
  • .PDF per le firme in formato PAdES;
  • .XML per le firme in formato XAdES.

I kit di Firma Digitale sono composti da un dispositivo USB o una smart card in formato SIM o carta di credito (nel caso del formato carta di credito è necessario adoperare un apposito lettore solitamente non presente nativamente in un computer). La smart card contiene il certificato di firma, necessario per la sottoscrizione digitale dei documenti.

Tutte le smart card, includono anche un certificato di autenticazione CNS (Carta Nazionale dei Servizi) per l’accesso sicuro ai servizi online della Pubblica Amministrazione, come ad esempio Registro delle Imprese, Agenzia delle Entrate, INPS, INAIL, Equitalia, Fascicolo Sanitario Elettronico.

L’utilizzo della Firma Digitale snellisce e semplifica i rapporti tra Pubbliche Amministrazioni, imprese e cittadini e aiuta l’ambiente grazie alla riduzione dei documenti in forma cartacea.

Cosa devo fare?

Il Centro Servizio Volontariato di Padova e Rovigo, a seguito dell’accordo intercorso fra Studio Eureka e CSVnet, offre la possibilità agli ETS delle due province di accedere a questi servizi a costi agevolati e con una speciale assistenza telefonica per eventuali necessità.

È stata attivata una pagina dedicata all’ottenimento degli strumenti digitali necessari a implementare i propri sistemi d’interazione con la pubblica amministrazione, tra cui SPID, PEC e Firma Digitale:

Studio Eureka, una delle prime agenzie in Italia abilitata al rilascio di questi sistemi digitali, è da sempre al servizio di tutti gli utenti, privati e non, che necessitano di un supporto di fronte alla burocrazia italiana e ai suoi meccanismi.

Attraverso Eureka è possibile acquistare i singoli servizi oppure utilizzare il pacchetto dove c’è tutto incluso. Nel caso si voglia acquistare la firma digitale Smart Card CNS, è necessario dotarsi di un lettore Smart Card USB. Lo si trova all’interno dell’offerta ed il costo una tantum è di € 10,00. In alternativa alla Smart Card è possibile acquistare la Business Key CNS, ovvero la chiavetta USB con dentro tutto ciò che serve e per la quale non è prevista l’installazione di alcun software aggiuntivo. Il pagamento può essere effettuato via carta di credito o bonifico (ma in questo caso, i tempi di attivazione aumentano di un paio di giornate lavorative).

È altresì possibile rivolgersi presso ulteriori fornitori che indichiamo a mero titolo indicativo:

https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/firma-elettronica-qualificata

Attraverso questa pagina è possibile selezionare uno dei fornitori indicati e seguire la loro procedura di attivazione.

Per saperne di più, giovedì 26 maggio 2022, alle ore 18:00, si terrà il seminario online “PEC, SPID e firma digitale per le associazioni”.

(CSV di Padova)